Ну тут выработался простой подход... объявлена три года назад регулярная дата встреч - по пятницам на ДС.
Все, кто может - приезжают. Кто не может или не хочет - пишут в форум отмазки
Если хочется чего-то большего - на месте обговаривается и едется (картодром, вавилон, дафи и т.п.