[SanSanich]

Нда. Нафлудили.
Шо я могу сказать - просто посоветую, исходя из своего опыта проведения тавровстреч.
Брать цифру взноса с потолка - тупак. Рассказываю как делали мы - рассчитывается приблизительное количество гостей. На них берется маринованное мясо и пиво (в формате безлимит - т.е. чтобы не получилось что внезапно закончилось и кому то не хватило.) Плюсуется хлеб, плюсуется дофига минеральной воды, плюсуется огромное количество одноразовой посуды, одноразовые скатерти, ОЧЕНЬ много салфеток, майонез и кетчуп. Ну и плюс дрова. ВСЕ, больше ничего не нужно. Никаких паштетов, сыров, чипсов и прочей фигни. Каждый раз перед заездом на базу все заезжаем все равно в супермаркет и каждый докупает что сам себе хочет. Орги гарантируют только безлимит пива, мяса и более-менее подготовленное место (сбитые столы, проведенный свет, расставленные под деревьями мусорные пакеты, сделанные из буксировочного троса качели и т.д и т.п.).
Так вот что я скажу - на все это денег на самом деле слишком много не нужно. Задача организатора - именно правильно спланировать - чтобы всем хватило и чтобы не осталось лишнего. Вот если на утро остается еще 10 кг мяса - это протуп оргов, и именно на эти остатки уходит дохрена денег.
Насчет конкурсов и призов - призы все равно будут покупаться из кассы, но нужно выбрать сами призы так чтобы они во первых были универсальными - т.е. майки кепки отпадают из за разных размеров, а во вторых недорогими.
Насчет полиграфии - мы делали, но если в киеве это слишком дорого - то нафиг значит и надо - можно обойтись и без номеров.

А вот насчет бензина который пожжешь в процессе выбора места - увы - но это затраты оргов. Равно как и куча нервов изведенных в процессе подготовки. Окупается это все офигительно позитивными эмоциями когда все уже разьехались, все вродь прошло нормально и через день на форуме появляются посты с отзывами как все было клево. Та пара сотен гривен на бензин - это мелочи.